Une question ? Appelez Sandra & Florence au 02 51 21 49 22
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Les ingrédients sont simples :
Nous vous livrons ici nos conseils, astuces et outils que nous utilisons pendant nos périodes de télétravail. ll s'agit de vous donner notre retour d'expérience, de façon très simple, en toute modestie : nous savons que nous pouvons nous améliorer mais autant commencer par partager ce qui fonctionne !
Nous sommes 4 à effectuer du télétravail depuis février 2019 : Florence B. (comptable, gestionnaire administrative et commerciale), Elizabeth F. (assistante commerciale et marketing), Sandra G. (assistante commerciale et préparation de commande), Jérôme Boitel (gérant).
Pour résumer, voici les points qui nous semblent importants :
Nous sommes très transparents et vous donnons tous les outils que nous utilisons :
Oui, on le sait, il faut bouger ! Et on ne vous apprend rien en vous disant que depuis le 16 mars c'est encore plus difficile ! Alors nous avons ressorti des altères qui se trouvaient au fond des placards, on a retrouvé le tapis de gym à moitié griffé par le chat et un peu de motivation en ce début de semaine mais on pressent déjà que nous n'allons pas tenir longtemps ... Alors on fouille sur internet, on passe un temps fou à trouver de bonnes vidéos avec de vrais gens qui font du vrai sport faisable par tout le monde et là, c'est le top, on a trouvé un cours de gym de Marine Leleu : parfait, c'est dynamique, on transpire et on a mal partout.
Mais pédaler nous manque tellement ! Et là, la classe : on reçoit un vélo d'appartement envoyé par la société :
Pour encadrer le télétravail, nous avons déployé un avenant au contrat de travail initial. Nous avons structuré cet avenant de la façon suivante :
Préambule
ARTICLE 1 : DEFINITION
ARTICLE 2 : CHAMP D’APPLICATION
ARTICLE 3 : CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE // 3.1. Principe du volontariat // 3.2. Conditions de mise en place // 3.2.1 Période probatoire // 3.2.2 Renouvellement // 3.2.3 Réversibilité permanente // 3.2.4 Suspension // 3.3 Modalités contractuelles // 3.4 Respect de la vie privée
ARTICLE 4 : EQUIPEMENTS DE TRAVAIL
ARTICLE 5 : PROTECTION DES DONNEES
ARTICLE 6 : DROITS COLLECTIFS // 6.1 Statuts // 6.2 Gestion RH et Evolution professionnelle // 6.3 Formation // 6.4 Charge de travail
ARTICLE 7 : SANTE AU TRAVAIL // 7.1 Santé au travail // 7.2 Accidents de travail et de trajet // 7.3 Arrêt de travail
ARTICLE 8 : DUREE ET DATE D’ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD
ARTICLE 9 : REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD
Cela ne s'improvise pas ! Si votre entreprise n'a pas pensé 'travail à distance', difficile d'être efficace en quelques jours. Ici, pas de panique. Cela fait 2 ans que nous avons déployé un Progiciel de Gestion Intégré (PGI), développé sur-mesure pour répondre à nos besoins. Ce travail de longue haleine a été possible car nous avons pu nous entourer de prestataires compétents qui ont correctement compris notre environnement de travail et la Région Pays de la Loire qui nous a soutenu à hauteur de 50% grâce à la subvention 'Investissement Numérique'.
Du concret pour y voir plus clair :
1ère étape : nous avons fait intervenir une entreprise de conseils en organisation et en stratégie de systèmes d'information ('Optésys Conseil' aux Herbiers). Beaucoup d'entretiens avec chacun de nous, de façon indépendante puis collective. Rédaction d'un cahier des charges précis en priorisant nos actions et en anticipant les évolutions futures. Aide à la sélection de prestataires après analyse des outils et des fonctionnalités. Temps de déploiement : 1 an
2ème étape : après avoir choisi notre prestataire ('Team DSI' à la Roche-sur-Yon) et le logiciel (ODOO) nous avons déployé un gros travail pour rédiger dans le détail toutes les fonctionnalités. Aujourd'hui, c'est grâce à cet outil que nous sommes de plus en plus réactifs et que nous pouvons vous assurer une très forte continuité de service !
3ème étape : enregistrement des différents raccourcis sur les ordinateurs destinés au télétravail et enregistrement des mots de passe via le coffre numérique 'NordPass'
Pour être à l'aise à la maison, il est nécessaire d'avoir le même matériel qu'au bureau. Et comme nous avons la chance d'avoir une pièce dédiée chez nous au télé-travail, nous pouvons utiliser un vrai ordinateur (et non un portable qui n'est pas très pratique).
Du concret pour y voir plus clair : voici le matériel que nous avons sélectionné et acheté (sur 'materiel.net') :
Tous les outils que nous utilisons utilisent le protocole sécurisé 'https' et sont hébergés chez des prestataires dignes de confiance. Des sauvegardes quotidiennes sont également effectuées. Pour sécuriser davantage nos connexions, nous avons également choisi d'utiliser un VPN.
Du concret pour y voir plus clair : nous avons sélectionné 'NordVPN'.
Tous les jours, un appel téléphonique. C'est indispensable pour garder le contact ! Et pour visualiser concrètement l'avancée des tâches des uns et des autres, nous nous appuyons sur un bon tableau de bord, complet, mis à jour en temps réel et partagé !
Du concret pour y voir plus clair : pour les appels simultanés à plusieurs nous utilisons WhatsApp. Et pour éviter de se tordre le coup, nous utilisons un casque bluetooth SENNHEISER MB PRO 1, connecté au smartphone :
Du concret pour y voir plus clair : pour le suivi d'actions et la priorisation des projets, nous utilisons TRELLO, avec, pour chaque collaborateurs, les colonnes suivantes : #A FAIRE, #EN COURS, #EN ATTENTE / PAUSE et #TERMINE
A chacun ses astuces pour être à l'aise chez soi. On oublie les bureaux parfaitement rangés et idylliques où tous les meubles sont assortis comme nous le proposent les grandes enseignes !
L'idéal est d'avoir une pièce à part, ou bien un coin bien distinct dans le salon. On dispose ses dossiers papiers sur une petite table à part et on se garde une place pour la tasse de café ou de thé.