Comment les salariés d'Ameline Calendrier restent efficaces et en forme en télétravail ?

Télétravail sportif chez Ameline Calendrier

Les ingrédients sont simples :

  • 1 / du bon sens  2/ une volonté d'entreprise  3/ de la préparation.

Nous vous livrons ici nos conseils, astuces et outils que nous utilisons pendant nos périodes de télétravail. ll s'agit de vous donner notre retour d'expérience, de façon très simple, en toute modestie : nous savons que nous pouvons nous améliorer mais autant commencer par partager ce qui fonctionne !

Nous sommes 4 à effectuer du télétravail depuis février 2019 : Florence B. (comptable, gestionnaire administrative et commerciale), Elizabeth F. (assistante commerciale et marketing), Sandra G. (assistante commerciale et préparation de commande), Jérôme Boitel (gérant).

Pour résumer, voici les points qui nous semblent importants :

  1. Faire de l'activité physique pour se détendre
  2. Avoir un cadre contractuel
  3. Avoir les outils de travail accessibles en ligne
  4. Utiliser du matériel informatique performant
  5. Utiliser les outils dans un environnement sécurisé
  6. Partager les actions des uns et des autres

Nous sommes très transparents et vous donnons tous les outils que nous utilisons :

1 / On fait de l'activité physique pour se détendre !

Oui, on le sait, il faut bouger ! Et on ne vous apprend rien en vous disant que depuis le 16 mars c'est encore plus difficile ! Alors nous avons ressorti des altères qui se trouvaient au fond des placards, on a retrouvé le tapis de gym à moitié griffé par le chat et un peu de motivation en ce début de semaine mais on pressent déjà que nous n'allons pas tenir longtemps ... Alors on fouille sur internet, on passe un temps fou à trouver de bonnes vidéos avec de vrais gens qui font du vrai sport faisable par tout le monde et là, c'est le top, on a trouvé un cours de gym de Marine Leleu : parfait, c'est dynamique, on transpire et on a mal partout.

Mais pédaler nous manque tellement ! Et là, la classe : on reçoit un vélo d'appartement envoyé par la société :

Télétravail sportif pour Sandra

2 / On a un cadre contractuel de 'télétravailleur'

Pour encadrer le télétravail, nous avons déployé un avenant au contrat de travail initial. Nous avons structuré cet avenant de la façon suivante : 

Préambule 

ARTICLE 1 : DEFINITION 

ARTICLE 2 : CHAMP D’APPLICATION 

ARTICLE 3 : CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE  //  3.1. Principe du volontariat  //  3.2. Conditions de mise en place  //  3.2.1 Période probatoire  //  3.2.2 Renouvellement  //  3.2.3 Réversibilité permanente  //  3.2.4 Suspension  //  3.3 Modalités contractuelles  //  3.4 Respect de la vie privée 

ARTICLE 4 : EQUIPEMENTS DE TRAVAIL 

ARTICLE 5 : PROTECTION DES DONNEES 

ARTICLE 6 : DROITS COLLECTIFS  //  6.1 Statuts  //  6.2 Gestion RH et Evolution professionnelle  //  6.3 Formation  //  6.4 Charge de travail 

ARTICLE 7 : SANTE AU TRAVAIL  //  7.1 Santé au travail  //  7.2 Accidents de travail et de trajet  //  7.3 Arrêt de travail 

ARTICLE 8 : DUREE ET DATE D’ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD 

ARTICLE 9 : REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD 

Nous vous proposons de télécharger notre modèle d'avenant au contrat de travail, à remplir avec vos propres informations : JE TELECHARGE GRATUITEMENT !

3 / On s'assure d'avoir tous les logiciels et les identifiants aux outils en ligne

Cela ne s'improvise pas ! Si votre entreprise n'a pas pensé 'travail à distance', difficile d'être efficace en quelques jours. Ici, pas de panique. Cela fait 2 ans que nous avons déployé un Progiciel de Gestion Intégré (PGI), développé sur-mesure pour répondre à nos besoins. Ce travail de longue haleine a été possible car nous avons pu nous entourer de prestataires compétents qui ont correctement compris notre environnement de travail et la Région Pays de la Loire qui nous a soutenu à hauteur de 50% grâce à la subvention 'Investissement Numérique'.

Du concret pour y voir plus clair :

1ère étape : nous avons fait intervenir une entreprise de conseils en organisation et en stratégie de systèmes d'information ('Optésys Conseil' aux Herbiers). Beaucoup d'entretiens avec chacun de nous, de façon indépendante puis collective. Rédaction d'un cahier des charges précis en priorisant nos actions et en anticipant les évolutions futures. Aide à la sélection de prestataires après analyse des outils et des fonctionnalités. Temps de déploiement : 1 an

2ème étape : après avoir choisi notre prestataire ('Team DSI' à la Roche-sur-Yon) et le logiciel (ODOO) nous avons déployé un gros travail pour rédiger dans le détail toutes les fonctionnalités. Aujourd'hui, c'est grâce à cet outil que nous sommes de plus en plus réactifs et que nous pouvons vous assurer une très forte continuité de service !

3ème étape : enregistrement des différents raccourcis sur les ordinateurs destinés au télétravail et enregistrement des mots de passe via le coffre numérique 'NordPass'

4 / On utilise des ordinateurs performants 

Pour être à l'aise à la maison, il est nécessaire d'avoir le même matériel qu'au bureau. Et comme nous avons la chance d'avoir une pièce dédiée chez nous au télé-travail, nous pouvons utiliser un vrai ordinateur (et non un portable qui n'est pas très pratique).

Du concret pour y voir plus clair : voici le matériel que nous avons sélectionné et acheté (sur 'materiel.net') :

  • Souris-Logitech B100Clavier-Cherry Stream 3.0
    Souris Logitec B100 et clavier Cherry Stream filaires
  • Tapis-Souris-Ergonomique-Kensington Gel ajustable
    Tapis de souris ergonomique Kensington Gel ajustable
  • Double-Ecran-Iiyama ProLite E2483HS-B3
    Double écran Iiyama ProLite E2483HS-B3
  • Mini-PC-Nucleus i3 Coffee Lake - Windows 10
    Mini-PC Nucleus i3 Coffee Lake

5 / On se protège pour ne pas être piratés et sécuriser les données de nos clients 

Tous les outils que nous utilisons utilisent le protocole sécurisé 'https' et sont hébergés chez des prestataires dignes de confiance. Des sauvegardes quotidiennes sont également effectuées. Pour sécuriser davantage nos connexions, nous avons également choisi d'utiliser un VPN.

Du concret pour y voir plus clair : nous avons sélectionné 'NordVPN'.

6 / On communique, par téléphone et on sait ce que chacun fait 

Tous les jours, un appel téléphonique. C'est indispensable pour garder le contact ! Et pour visualiser concrètement l'avancée des tâches des uns et des autres, nous nous appuyons sur un bon tableau de bord, complet, mis à jour en temps réel et partagé !

Du concret pour y voir plus clair : pour les appels simultanés à plusieurs nous utilisons WhatsApp. Et pour éviter de se tordre le coup, nous utilisons un casque bluetooth SENNHEISER MB PRO 1, connecté au smartphone :

Casque Bluetooth Sennheiser MB-Pro-1

Du concret pour y voir plus clair : pour le suivi d'actions et la priorisation des projets, nous utilisons TRELLO, avec, pour chaque collaborateurs, les colonnes suivantes : #A FAIRE, #EN COURS, #EN ATTENTE / PAUSE et #TERMINE


7 / On s'installe un coin bureau confortable et au calme 

A chacun ses astuces pour être à l'aise chez soi. On oublie les bureaux parfaitement rangés et idylliques où tous les meubles sont assortis comme nous le proposent les grandes enseignes !

L'idéal est d'avoir une pièce à part, ou bien un coin bien distinct dans le salon. On dispose ses dossiers papiers sur une petite table à part et on se garde une place pour la tasse de café ou de thé.

  • Florence en télétravail
    Florence en télétravail
  • Elizabeth en télétravail
    Elizabeth en télétravail
  • Jérôme en télétravail
    Jérôme en télétravail